Una lista de correo o lista de distribución permite enviar mensajes a múltiples destinatarios o subscriptores. La lista de correo tiene una dirección, por ejemplo informacion@listas.ucr.ac.cr. Si algún usuario escribe a esta dirección, el mensaje llegará a todas las direcciones de correo suscritas a la lista.

Es posible controlar quién tiene permitido enviar mensajes a la lista de correo. Además el sistema puede enviar mensajes tanto a correos institucionales (nombre.apellido@ucr.ac.cr) como de servicios de terceros (Gmail, Yahoo! Mail, etc.).

Nótese que el envío de mensajes se hace de la misma manera que a cualquier dirección de correo electrónico, solo se necesita conocer la dirección de correo de la lista de distribución.

La configuración de la lista de distribución y los suscriptores los gestiona un usuario administrador, accediendo a una interfaz administrativa en el sistema de listas de correo.

Utilizar una lista de correo representa varias ventajas, entre las que destacan:

Facilita hacer envíos masivos. Facilita la comunicación entre usuarios de un grupo. Permite gestionar los suscriptores con facilidad. Evita que los mensajes sean bloqueados por filtros de spam.

Para solicitar listas, completar el formulario del siguiente link:
https://ci.ucr.ac.cr/sites/default/files/informaciondigital/CI-AGS-F15_Formulario_para_la_solicitud_de_generacion_de_lista_de_correo_por_suscrpcion_V1.0.odt

En este caso la Unidad envía mensajes, desde una dirección de correo autorizada, con información de interés. Ningún usuario suscrito podrá hacer envíos. Útil cuando se desea enviar información a estudiantes, profesores o bien personas interesadas en un servicio que se brinde. Diríjase a:

Opciones de recopilaciones

1. En la opción ¿Pueden elegir los suscriptores recibir el tráfico de… seleccione No.

2. Presione Enviar los cambios. Continúe en:

Opciones de privacidad… → Reglas para la suscripción

1. En ¿Se requiere el visto bueno del moderador para las solicitudes de suscripción… • Seleccione No si los usuarios tienen permitido de suscribirse • Seleccione Si si no se permite que los usuarios de des suscriban. Esta opción es útil para listas de correo donde se envían comunicados oficiales.

2. Presione Enviar los cambios.

Ahora diríjase a:

Opciones de privacidad… → Filtrado del remitente

1. Filtros para suscriptores

1. En Si no se indica otra cosa, ¿Deben ser moderados los envíos de suscriptores nuevos? seleccione Si.
2. En Acción a realizar cuando un suscriptor moderado envíe… seleccione Rechazar.
3. En Texto que se incluirá en las notificaciones de rechazo… escriba el texto que será enviado al usuario cuando se le rechace un mensaje.

Se sugiere algo como “Para participar en las listas de correo de la Facultad de Ingeniería, se aceptaran solo los mensajes que provenientes de cuentas institucionales (@ucr.ac.cr). De lo contrario su mensaje será retenido por el Administrador de la lista. Se le recomienda reenviar el mensaje con su cuenta UCR y si vuelve a recibir este mensaje póngase en contacto con el soporte técnico de la facultad al 25114829 o cree un tiquete en soporte.fing.ucr.ac.cr”.

2. Filtros para direcciones no suscritas

1. En Lista de direcciones no suscritas cuyos envíos deben ser aceptados… escriba la dirección desde donde se enviarán los mensajes de correo.
2. En Acción a tomar para los envíos procedentes de aquellos no suscritos… seleccione Rechazar.
3. En ¿Deberían reenviarse al moderador de la lista los mensajes… seleccione No.
4. En Texto a incluir en los avisos de rechazo… Escriba el texto que será enviado al usuario cuando se le rechace un mensaje.

Se sugiere algo como: “Para participar en las listas de correo de la Facultad de Ingeniería, se aceptaran solo los mensajes que provenientes de cuentas institucionales (@ucr.ac.cr). De lo contrario su mensaje será retenido por el Administrador de la lista. Se le recomienda reenviar el mensaje con su cuenta UCR y si vuelve a recibir este mensaje póngase en contacto con el soporte técnico de la facultad al 25114829 o o cree un tiquete en soporte.fing.ucr.ac.cr”.

3. Presione Enviar los cambios. Nota: si ya tiene suscriptores y cree que estos no están moderados, diríjase a:

 Administración de los suscriptores… → Lista de suscriptores.

1.En Activar el bit de moderación de cualquiera, incluyendo a… marque la opción Activar

2.Presione Establecer.

En este otro caso, todos los usuarios suscritos pueden enviar mensajes a la lista, de manera que cualquiera pueda responder. Útil para grupos que deseen discutir sobre un tema determinado o para brindar ayuda comunitaria en alguna área.

Diríjase a:

 Opciones de privacidad… → Reglas para la suscripción

1. En la opción ¿Qué pasos hacen falta para la suscripción? seleccione:

• Confirmación y aprobación para que la suscripción se complete solo cuando un administrador la apruebe.

2. Presione Enviar los cambios.

Diríjase a:

Opciones de privacidad… → Filtrado del remitente

1. Filtros para suscriptores

1. En Si no se indica otra cosa, ¿Deben ser moderados los envíos de los suscriptores nuevos? seleccione:No, si desea que los nuevos usuarios puedan enviar mensajes sin que pasen por ninguna revisión.

1. En Acción a realizar cuando un suscriptor moderado envíe… seleccione Retener.

2. Filtros para direcciones no suscritas

1. En Acción a tomar para los envíos procedentes de aquellos no suscritos… seleccione Rechazar.
2. En ¿Deberían reenviarse al moderador de la lista los mensajes… seleccione No.
3. En Texto a incluir en los avisos de rechazo… escriba el texto que será enviado al usuario cuando se le rechace un mensaje. Se sugiere algo como: “Estimado usuario, para enviar mensajes a esta lista de correo, primero debe suscribirse en http://listas.ucr.ac.cr/mailman/listinfo/nombre.de.la.lista”.

3. Presione Enviar los cambios.

Para definir moderadores vaya a:

       Claves
      
-  En Indique la clave nueva del moderador escriba la contraseña que compartirá con todos los moderadores.
-  En el campo de abajo confirme la contraseña escribiéndola nuevamente.
-  Presione Enviar los cambios.

Note que en este sistema solo se necesita la contraseña, sin ningún nombre de usuario, para ingresar como moderador. Los moderadores no tienen acceso a las opciones de administración. Por último, diríjase a:

       Opciones generales
-    En Las direcciones de correo electrónico de los moderadores de la lista... escriba las direcciones de correo de los usuarios moderadores, una por línea.
-	  Presione Enviar los cambios.

Cada vez que se requiera la acción de un moderador, por ejemplo, cuando se deba aprobar un mensaje, se les enviará un correo a todas las direcciones indicadas para moderación. Estos podrán ingresar con la contraseña previamente definida. Los moderadores no tienen acceso a las opciones de administración.

Nota: si ya tiene suscriptores y cree que estos no están moderados, diríjase a:

      Administración de los suscriptores… → Lista de suscriptores

1. En Activar el bit de moderación de cualquiera, incluyendo a.… marque la opción Activar
2. Presione Establecer.

En este manual va a encontrar los pasos necesarios para configurar las listas en mailman. Se podrá realizar los ajustes necesarios de manera que al moderador se le notifique cuando algún usuario desea suscribirse y de esta manera poder autorizar o rechazar dicha solicitud, además se explica cómo generar un mensaje de notificación para que el usuario solicitante tenga respuesta a su petición. Por otra parte, se presentan los pasos para la configuración del mensaje de rechazo. Estos pasos van a crear un mensaje automático cuando se seleccione la opción de “Rechazar”.

Pasos a seguir:

Mensaje: Su dirección de correo electrónico no tiene extensión ucr.ac.cr ó usted no pertenece al grupo de personas autorizadas en la lista.

Aquí podrá encontrar los pasos para poder agregar suscriptores a las listas en mailman. Donde podrá suscribir usuarios por bloques o enviarles una invitación para que se suscriban, además de eso, se podrá agregar un texto especificando el motivo de la suscripción.

Pasos a seguir:

Para poder eliminar suscriptores de la lista de mailman, existen dos maneras, de forma individual o masiva. En esta sección encontrará los pasos para poder realizarlas.

• Pasos a seguir para eliminar suscriptores de forma individual:

* Pasos a seguir para eliminar suscriptores de forma masiva: